O programa "Gestão de hotel" é uma ferramenta de optimização e simplificação de trabalho no negócio hoteleiro. Este programa é apropriado para os negócios de qualquer escala, desde pensões pequenas até hotéis de grande dimensão. O software permite gerir os quarto disponíveis no seu hotel, manter bases de dados de clientes, registar as reservas, emitir facturas de alojamentos e serviços adicionais como estacionamento, pequeno almoço ou taxas de turismo.
O programa permite a apresentação gráfica de todos os quartos e consulta de reservas em forma de tabela. Todos os dados podem facilmente ser adicionados, alterados ou apagados.
O software mantém a classificação de todos os quartos em categorias, com cada quarto pertencer à sua única categoria. O programa oferece vários exemplos de categorias. As categorias dos quartos podem ser definidas ou alteradas pelo utilizador de forma fácil e compreensível.
Podem ser atribuídas as mais variadas categorias do quarto, como a sua área, existência de ar condicionado, etc.
O software apresenta o catálogo de hóspedes. Um hóspede uma vez introduzido será gravado no sistema para poder ser seleccionado da lista na ua próxima visita.
Para cada um dos hóspedes podem ser indicados os seus dados principais como nome, data de nascimento, e dados suplementares como idioma, país, um número ilimitado de endereços e contactos, fotografias, e demais características adicionais.
Para cada hóspede indica-se a respectiva tarifa. Caso a tarifa não seja indicada, é aplicada a tarifa por defeito.
O programa permite aplicar a política flexível de preços indicando preços para determinadas tarifas e categorias por um determinado período. Por exemplo, o preço dos quartos podem ser aumentados nos determinado dias durante exposições.
Os preços adicionais podem ser definidos como anuais ou para as determinadas datas. Deste modo o programa calcula o preço do quarto dependente da tarifa seleccionada, do tipo do quarto, bem como das datas de entrada e saída do hóspede.
Cada tarifa determina o preço para cada categoria de quartos. Pode indicar os serviços incluídos no tarifa, bem como consultar a alteração dos preço do determinado quarto durante o ano em forma de gráfico.
Caso uma tarifa não define o preço da categoria, a eta categoria será aplicado o preço base desta tarifa. O preço final do quarto depende da tarifa e da categoria do quarto. Porém a tarifa pode ser alterada durante a criação manual da reserva, o preço final do quarto também pode ser alterado pelo utilizador no momento de criação da factura.
É fácil distinguir o estado das reservas pela cor. Esta opção permite obter facilmente uma perspectiva dos quartos reservados, ocupados e disponíveis. O programa permite efectuar uma "entrada virtual" de hóspedes, atribuindo os determinados quartos a reservas.
O programa permite controlar a limpeza de quartos. Com a saída de um hóspede o estado de limpeza é alterado automaticamente.
O software permite criar de forma fácil as facturas de alojamento ou serviços adicionais. Cada factura pode ter taxas de IVA diferentes. Uma factura pode incluir várias reservas. O utilizador controla totalmente o processo de criação de facturas podendo alterar preços, aplicar descontos, etc. A facturas podem ser desenhada pelo utilizador a partir das configurações: é possível adicionar cabeçalho e logotipo, indicar parâmetros de apresentação como distância entre elementos ou largura de colunas. Cada factura pode ser gravada no formato PDF ou imprimida.
Com o primeiro lançamento do programa vai ser lançado um programa de apoio que vai ajudar-lhe na configuração base das facturas.
Para armazenar os seus dados de forma segura o programa oferece a funcionalidade de cópia de segurança dos documentos de utilizador.
